Rapporten

|

Collectie overzicht van exemplaren, per locatie, plaatsnummer en jaar van uitgave

Om meer inzicht te krijgen in de collectie van een bibliotheek is het handig om een overzicht te hebben van alle exemplaren in de collectie. Met behulp van dit rapport kunnen je op plaatscode/signatuur, locatie én jaar van uitgave een selectie maken.

SELECT
   biblio.biblionumber,
   biblio.title AS Titel,
   author AS Auteur,
   biblioitems.publishercode AS Uitgever,
   biblio.copyrightdate AS JvU,
   items.itemcallnumber AS Plaatsnr,
   items.barcode AS Barcode,
   items.datelastborrowed AS Laatstgeleend
FROM 
   items
   LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
   LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)
WHERE 
   itemcallnumber BETWEEN <<Plaatsnr. van >> AND <<tot >> AND copyrightdate BETWEEN <<Jaar van uitgave van >> AND <<tot en met >> AND items.homebranch=<<Bibliotheek|branches>> 
ORDER BY
   itemcallnumber asc

Je kunt het overzicht aanpassen of aanvullen met aanvullende gegevens, bijv. de aanduiding van de thuislocatie en huidige locatie. Voeg dan bij SELECT de volgende code toe:

SELECT
   biblio.biblionumber,
   biblio.title AS Titel,
   author AS Auteur,
   biblioitems.publishercode AS Uitgever,
   biblio.copyrightdate AS JvU,
   items.itemcallnumber AS Plaatsnr,
   items.barcode AS Barcode,
   items.datelastborrowed AS Laatstgeleend,
   items.homebranch AS 'Thuislocatie',
   items.holdingbranch AS 'Huidige locatie'
|

Bulkaanpassing- en verwijdering leners

Om lenergegevens in bulk (batch) aan te passen heb je pasnummers of lenernummers nodig. Een pasnummer is het nummer of de naam waarmee een gebruiker kan inloggen in het bibliotheeksysteem. Dat kan een studentnummer zijn of een (unieke) naam. Het lenernummer is hetzelfde als het ‘borrowernumber’, het recordnummer van de lener in Koha.

Onder Hulpmiddelen – Bulkaanpassing kun je beginnen met het aanpassen.

Klik op Doorgaan en je krijgt een overzicht gepresenteerd van de leners die je wilt wijzigen met onder het overzicht alle mogelijke opties zoals je die bij een normale lener te zien krijgt.

De handigste methode om leners in bulk te verwijderen is door de lener(s) eerst in een andere lenercategorie te zetten. Lenercategorieën kun je aanmaken onder Administratie – Leners en uitleen.

Maak daar een nieuwe categorie aan ‘Te verwijderen leners’

Kies voor te verwijderen leners in het bulkoverzicht voor de juiste categorie.

Als je vervolgens naar Hulpmiddelen – Bulkverwijdering en anonimisatie leners gaat, dan kun je daar simpel alle leners die je aan de categorie ‘Te verwijderen leners’ hebt toegevoegd, in één keer verwijderen.

Je krijgt nog een scherm met de te verwijderen leners, waar je eventueel nog leners kunt uitsluiten van verwijdering.

|

Leners met opmerkingen selecteren

Teksten en opmerkingen die bij leners geplaatst kunnen worden, bijv. over een probleem met boetes, nota’s etc., worden niet automatisch verwijderd. Om een snelle selectie te maken van deze leners, kun je onderstaand rapport gebruiken.

SELECT 
   b.cardnumber as Lenernummer, 
   b.surname as Achternaam, 
   b.firstname as Voornaam,
   b.opacnote as OPAC_tekst, 
   b.borrowernotes as Leneropmerking,
   m.message_date as Datum,
   group_concat(DISTINCT m.message separator ', ') AS Uitleenbericht
FROM 
   borrowers b
LEFT JOIN 
   messages m USING (borrowernumber)
WHERE 
   b.branchcode=<<Branch|branches>> AND ((b.opacnote IS NOT NULL AND b.opacnote != '') OR (b.borrowernotes IS NOT NULL AND b.borrowernotes != '') OR (m.message IS NOT NULL AND m.message != '')) GROUP BY b.borrowernumber 
ORDER BY m.message_date DESC, b.surname ASC, b.firstname ASC
|

Overzicht leners per vervaldatum

Met het onderstaande rapport kun je snel een overzicht krijgen van leners met een vervaldatum in een bepaalde periode.

SELECT
    borrowernumber,
    email AS "E-mail",
    cardnumber AS "Lenernummer",
    surname AS "Achternaam",
    firstname AS "Voornaam",
    dateexpiry AS "Vervaldatum",
    CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/members/moremember.pl?borrowernumber=', borrowernumber, '\">Bekijk lenergegevens</a>' ) AS "Link lenergegevens"
FROM
    borrowers
WHERE
    (dateexpiry BETWEEN <<Verlopen tussen |date>> AND <<en|date>>) and (borrowers.categorycode=<<Type lener|categorycode>>)

Met een kleine aanpassing krijg je hetzelfde overzicht, maar dan alleen met de lenersnummers (‘cardnumber’), wat weer handig is voor verdere batchverwerking van leners.

SELECT
    cardnumber AS "Lenernummer"
FROM
    borrowers
WHERE
    (dateexpiry BETWEEN <<Verlopen tussen |date>> AND <<en|date>>) and (borrowers.categorycode=<<Type lener|categorycode>>)

Vervang ‘cardnumber’ in de SQL door ‘email’ voor een overzicht van alleen e-mailadressen van de leners.

|

Overzicht actieve gebruikers

Met het onderstaande rapport krijg je snel een overzicht van het aantal actieve gebruikers van het bibliotheeksysteem in een bepaalde periode per categorie.

SELECT count(*) AS Aantal,categorycode as Lenertype
FROM borrowers
WHERE borrowernumber IN 
        (
        SELECT borrowernumber
        FROM statistics
        WHERE DATE( datetime ) BETWEEN <<Actief tussen (YYYY-MM-dd)|date>> AND <<en|date>>
        )
GROUP BY categorycode
|

Overzicht van nieuwe leners

Als je wilt weten hoeveel nieuwe leners aan Koha zijn toegevoegd in een bepaalde periode, kun je onderstaand rapport gebruiken.

SELECT  cardnumber AS Lenernummer, concat(surname,', ',firstname) AS Naam , CONCAT ('<a href=\"/cgi-bin/koha/circ/circulation.pl?borrowernumber=',borrowernumber,'\" target=blank>',borrowernumber,'</a>') AS Koharecord, borrowers.dateenrolled AS Invoerdatum
FROM borrowers 
WHERE dateenrolled BETWEEN <<Toegevoegd tussen (yyyy-mm-dd)|date>> 
      AND <<en (yyyy-mm-dd)|date>> AND branchcode=<<Locatie|branches>>
ORDER BY cardnumber DESC

Met een uitgeklede versie van dit rapport krijg je alleen een overzicht van de e-mailadressen van de lener. Die zou je vervolgens kunnen gebruiken om nieuwe leners te verwelkomen en tekst en uitleg te geven over de bibliotheek.

SELECT email
FROM borrowers 
WHERE dateenrolled BETWEEN <<Toegevoegd tussen (yyyy-mm-dd)|date>> 
      AND <<en (yyyy-mm-dd)|date>> AND branchcode=<<Locatie|branches>>
ORDER BY email ASC
|

Zoektermen zonder treffers

Met het onderstaande rapport krijg je een overzicht in een bepaalde periode van de gebruikte zoektermen die geen resultaat hebben opgeleverd. Dat kan helpen om ‘gaten’ in de collectie te dichten.

SELECT COUNT(*) AS Aantal,
       RIGHT(
              query_desc, 
              Length(query_desc) - Instr(query_desc, ':')
       ) AS 'Gezocht op', total
FROM   search_history
WHERE Total= 0
AND time BETWEEN <<Tussen (yyyy-mm-dd)|date>> AND <<en (yyyy-mm-dd)|date>>
GROUP  BY RIGHT(query_desc, Length(query_desc) - Instr(query_desc, ':'))
ORDER  BY COUNT(*) DESC
|

Thesaurus bekijken, bewerken, rapporten maken

Koha kent een aantal standaard thesauri en de mogelijkheid om zelf een thesaurus toe te voegen.

Onder Administratie – Thesaurustypes kun je zien welke thesauri in gebruik zijn, welke thesauruscode gebruikt wordt en ook welk veld wordt uitgelezen uit het bibliorecord. Ook de naamgeving kan hier worden aangepast.

Om alle termen uit een thesaurus op te vragen kun je altijd op de thesauruspagina de gewenste thesaurus selecteren en vervolgens op zoeken klikken. Je krijgt dan alle termen in een lijst, met daarbij aangegeven in hoeveel records de term wordt gebruikt. Je kunt daar termen samenvoegen, verwijderen of aanpassen.

Met een rapport kun je op een andere manier informatie uit je thesauri halen. Hier volgen enkele voorbeelden.

Een lijst met alle termen in de thesaurus persoonsnamen:

Rapport voor Persoonsnamen

SELECT authid,(ExtractValue(marcxml,'//datafield[\@tag=\"100\"]/*')) AS Term
FROM auth_header
WHERE  authtypecode='PERSO_NAME'
ORDER BY term ASC

Rapport voor Trefwoorden

SELECT authid,(ExtractValue(marcxml,'//datafield[\@tag=\"150\"]/*')) AS Term
FROM auth_header
WHERE  authtypecode='TOPIC_TERM'
ORDER BY term ASC

Met rapporten kun je ook lijsten maken van termen die niet in de thesaurus zijn opgenomen, maar die wel aan bibliorecords zijn toegevoegd, bijv. na een conversie. Aangezien elke thesaurustype andere velden in een bibliorecord gebruikt, is er ook per type een rapport.

Auteurs NIET in de thesaurus – velden 100, 110, 111, 130

SELECT DISTINCT biblionumber, Auteur FROM (
 SELECT biblionumber, ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="100"]/subfield[@code="a"]') AS Auteur
 FROM biblio_metadata
 WHERE
  length(ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="100"]/subfield[@code="a"]')) != 0 AND
  length(ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="100"]/subfield[@code="9"]')) = 0
UNION
 SELECT biblionumber, ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="110"]/subfield[@code="a"]') AS Auteur
 FROM biblio_metadata
 WHERE
  length(ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="110"]/subfield[@code="a"]')) != 0 AND
  length(ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="110"]/subfield[@code="9"]')) = 0
UNION
 SELECT biblionumber, ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="111"]/subfield[@code="a"]') AS Auteur
 FROM biblio_metadata
 WHERE
  length(ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="111"]/subfield[@code="a"]')) != 0 AND
  length(ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="111"]/subfield[@code="9"]')) = 0
UNION
 SELECT biblionumber, ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="130"]/subfield[@code="a"]') AS Auteur
 FROM biblio_metadata
 WHERE
  length(ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="130"]/subfield[@code="a"]')) != 0 AND
  length(ExtractValue(metadata,
'//datafield[@tag="130"]/subfield[@code="9"]')) = 0
) AS heads
ORDER BY Auteur

Trefwoorden NIET in de thesaurus – veld 650

SELECT biblionumber, ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="650"]/subfield[@code="a"]') AS Trefwoord
FROM biblio_metadata
WHERE length(ExtractValue(metadata, '//datafield[@tag="650"]/subfield[@code="a"]')) != 0 
      AND length(ExtractValue(metadata, '//datafield[@tag="650"]/subfield[@code="9"]')) = 0
ORDER BY Trefwoord

Lokaal toegevoegde trefwoorden (NIET in de thesaurus) – veld 690

SELECT biblionumber, ExtractValue(metadata,'//datafield[@tag="690"]/subfield[@code="a"]') AS heading
FROM biblio_metadata
WHERE length(ExtractValue(metadata, '//datafield[@tag="690"]/subfield[@code="a"]')) != 0 
      AND length(ExtractValue(metadata, '//datafield[@tag="690"]/subfield[@code="9"]')) = 0
ORDER BY heading

Deze rapporten kunnen eenvoudig worden aangepast door het juiste veld te kiezen bij @tag=”123″

Overzicht Rapporten aanpassen

Als je veel rapporten gebruikt in Koha, kan het op een gegeven moment wat onoverzichtelijk worden. Je kunt rapporten in groepen onderverdelen voor wat meer structuur. De groepen kun je aanmaken op het moment dat je een rapport gaat maken of bewerken.

Het kan zijn dat je deze groepen op een later moment wil verwijderen of van naam veranderen. Dat kan via Administratie – Geautoriseerde waarden.

Hier kun je de gegevens aanpassen en indien nodig verwijderen.

Overzicht materiaal met status LOST

Een boek kwijt, een uitlening die al heel lang open staat? Geef een exemplaar de status LOST en het exemplaar kan niet meer worden aangevraagd of gereserveerd. Wordt het exemplaar weer ingenomen, dan wordt automatisch de status LOST verwijderd.

Met het onderstaande rapport kun je snel zien welke exemplaren de status LOST hebben:

SELECT items.itemnumber,items.biblionumber,CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblioitems.biblioitemnumber,'\">',title,'</a>') AS Titel,items.itemcallnumber AS Siso,items.barcode,items.itemlost_on AS 'Zoek sinds',items.homebranch AS Bibliotheek 
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)   
WHERE items.homebranch=<<homebranch|branches>> AND items.itemlost='1' 
ORDER BY items.itemcallnumber asc

In dit voorbeeld is er gesorteerd op plaatsnummer (items.itemcallnumber), maar dat kan bijv. ook op datum. Gebruik dan ‘ORDER BY items.itemlost_on DESC’ voor een overzicht met de meeste recente melding eerst.

End of content

End of content