Via Hulpmiddelen zijn verschillende opties beschikbaar om records, items, leners in batch aan te passen of te verwijderen.
Je kunt kiezen of je bibliotheekrecords wilt aanpassen of thesaurusrecord. Vervolgens heb je de mogelijkheid een bestand met recordnummers te uploaden, een lijst te kiezen of biblionummers handmatig toe te voegen.
Met de MARC wijzigingssjablonen in Koha kun je in batch aanpassingen doen aan records. Via Start-Hulpmiddelen-MARC wijzigingssjablonen kun je een nieuw sjabloon maken met daarin de acties die je wilt uitvoeren in Koha.
Dat kan een eenvoudige actie zijn, zoals het toevoegen van een veld met een bepaalde waarde.
of
Na het opslaan van het sjabloon kun je via Batch record aanpassing aan de slag.
Je krijgt vervolgens een lijst gepresenteerd met de records die gewijzigd gaan worden, waarna de de verwerking kunt starten.
Geavanceerde sjablonen
Je kunt met de sjablonen ook wat geavanceerder te werk gaan, vooral handig als er bijv. een deel van de informatie in een veld moet worden aangepast of verwijderd.
In het onderstaande voorbeeld uit de praktijk moest de url van een groot aantal EBSCO-publicaties aangepast worden in verband met de overgang naar SSO (Single Sign On) voor EBSCO-bronnen. Elk van de ruim 1200 records heeft een unieke EBSCO-identifier, dus simpel ‘zoek en vervang’ zou niet gaan werken.
Gelukkig biedt Koha de mogelijkheid om te werken met RegEX ofwel Regular Expressions (zie ook Wikipedia). Het is een manier om met behulp van bepaalde karakter patronen te beschrijven waar op gezocht moet worden: “(groot)?vader” vindt zowel “vader” als “grootvader”.
In het geval van de EBSCO-bronnen was het zo dat de unieke identifier voorafgegaan werd door &AN: http://saxion.idm.oclc.org/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=nlebk&AN=identifier
Door RegEx te gebruiken in het wijzigingssjabloon kon de hele url tot en met &AN vervangen worden door de nieuwe url: https://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&custid=s1136967&authtype=sso&db=nlebk&scope=site&AN
In de actie in het sjabloon kun je als je kiest voor een actie ‘Kopieer en vervang’ een vinkje zetten bij RegEx, waarna de velden voor Regex getoond worden.
Je hoeft alleen bij de velden ‘regex patroon’ en ‘regex vervanging’ wat in te vullen. In dit geval is dat (.*)AN als patroon en in het volgende veld de nieuwe url: https://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&custid=s1136967&authtype=sso&db=nlebk&scope=site&AN
(.*)AN betekent: zoek en selecteer alles in dit veld (856$u in dit voorbeeld) tot en met AN en vervang de selectie door wat er in ‘regex vervanging’ is ingevuld.
Duidelijke voorbeelden van RegEx patronen zijn oa. te vinden op de website van Jarno Baselier
RegEx bij het wijzigen van exemplaren
Bij het wijzigen van exemplaren in batch is het ook mogelijk om RegEx te gebruiken. Die optie is beschikbaar nadat je de batch gestart hebt. De exemplaren die je wilt wijzigen worden opgehaald en onder de lijst staan vervolgens alle exemplaarvelden.
Klik op RegEx bij een veld en dan je zie je dezelfde opties voor RegEx verschijnen als bij het wijzigen van records.
In dit geval moest er bij verschillende records iets aan het einde van een url worden verwijderd, wat met ‘zoekwoord$’ kan worden gedaan. ‘$’ betekent in dit geval het einde van de regel.
In een wijzigingssjabloon kunnen meerdere actie achter elkaar worden uitgevoerd en op deze manier kun je zelf snel records wijzigen.
Wel altijd eerst in een testomgeving uitproberen en ook altijd met een beperkt aantal records, voordat je zoiets in je live-omgeving doet.
