Collectiebeheer

Om meer inzicht te krijgen in de collectie van een bibliotheek is het handig om een overzicht te hebben van alle exemplaren in de collectie. Met behulp van dit rapport kunnen je op plaatscode/signatuur, locatie én jaar van uitgave een selectie maken.

SELECT
   biblio.biblionumber,
   biblio.title AS Titel,
   author AS Auteur,
   biblioitems.publishercode AS Uitgever,
   biblio.copyrightdate AS JvU,
   items.itemcallnumber AS Plaatsnr,
   items.barcode AS Barcode,
   items.datelastborrowed AS Laatstgeleend
FROM 
   items
   LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
   LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)
WHERE 
   itemcallnumber BETWEEN <<Plaatsnr. van >> AND <<tot >> AND copyrightdate BETWEEN <<Jaar van uitgave van >> AND <<tot en met >> AND items.homebranch=<<Bibliotheek|branches>> 
ORDER BY
   itemcallnumber asc

Je kunt het overzicht aanpassen of aanvullen met aanvullende gegevens, bijv. de aanduiding van de thuislocatie en huidige locatie. Voeg dan bij SELECT de volgende code toe:

SELECT
   biblio.biblionumber,
   biblio.title AS Titel,
   author AS Auteur,
   biblioitems.publishercode AS Uitgever,
   biblio.copyrightdate AS JvU,
   items.itemcallnumber AS Plaatsnr,
   items.barcode AS Barcode,
   items.datelastborrowed AS Laatstgeleend,
   items.homebranch AS 'Thuislocatie',
   items.holdingbranch AS 'Huidige locatie'

Met het onderstaande rapport krijg je een overzicht in een bepaalde periode van de gebruikte zoektermen die geen resultaat hebben opgeleverd. Dat kan helpen om ‘gaten’ in de collectie te dichten.

SELECT COUNT(*) AS Aantal,
       RIGHT(
              query_desc, 
              Length(query_desc) - Instr(query_desc, ':')
       ) AS 'Gezocht op', total
FROM   search_history
WHERE Total= 0
AND time BETWEEN <<Tussen (yyyy-mm-dd)|date>> AND <<en (yyyy-mm-dd)|date>>
GROUP  BY RIGHT(query_desc, Length(query_desc) - Instr(query_desc, ':'))
ORDER  BY COUNT(*) DESC

Er zijn meerdere manieren om exemplaargegevens in batch te wijzigen.

Je kunt via Hulpmiddelen kiezen voor Meerdere exemplaren wijzigen.

Er wordt dan gevraagd om een bestand met barcodes of exemplaarnummers (itemnummers). Je kunt ook barcodes scannen of gewoon een lijst barcodes knippen en plakken.

Een andere manier werkt via het draaien van een rapport.

Met het onderstaande rapport kun je snel een selectie van exemplaren maken:

SELECT  items.itemnumber,items.homebranch as Thuisbibliotheek,items.barcode as Barcode,biblio.title as Titel
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)   
WHERE items.itype=<<Itemtype|itemtypes>> AND items.homebranch=<<Thuisbibliotheek|branches>> AND items.ccode=<<Collectiecode|ccode>> 
ORDER BY items.itemnumber asc

Het rapport kan eenvoudig aangepast worden, als bijv. de thuisbibliotheek niet geselecteerd hoeft te worden of wanneer je alleen maar een lijst met itemnummers of barcodes wilt om deze verder te gebruiken bij het in batch aanpassen van exemplaargegevens.

Rapport zonder Thuisbibliotheek

SELECT  items.itemnumber,items.barcode as Barcode,biblio.title as Titel
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)   
WHERE items.itype=<<Itemtype|itemtypes>> AND items.ccode=<<Collectiecode|ccode>> 
ORDER BY items.itemnumber asc

Of alleen de itemnummers

SELECT  items.itemnumber
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)   
WHERE items.itype=<<Itemtype|itemtypes>> AND items.ccode=<<Collectiecode|ccode>> 
ORDER BY items.itemnumber asc

Nadat je de records/itemnummer/barcodes geselecteerd hebt en het wijzigen gaat starten, krijg je een overzicht te zien van de records/exemplaren die je gaat wijzigen, waarbij je nog records kunt deselecteren. Onderaan staan alle opties die voor de exemplaren zijn aan te passen, bijv. een collectiecode aanpassen of de mogelijkheid om een tekst toe te voegen.

Kies vervolgens voor Opslaan om de verwerking te starten.

Voor een overzicht van nieuwe records en/of items die zijn toegevoegd aan de collectie in een bepaalde periode kun je de volgende rapporten gebruiken:

Nieuwe records

SELECT biblio.biblionumber, CONCAT ('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.title,' </a>') as Titel,biblio.subtitle as Subtitel, biblio.author as Auteur, biblio.datecreated as 'Datum invoer'
FROM biblio
where date (datecreated) BETWEEN <<From date|date>> AND <<To date|date>>
ORDER BY biblio.datecreated desc

Nieuwe items/exemplaren

SELECT items.biblionumber, CONCAT ('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.title,' </a>') as Titel, biblio.subtitle as Subtitel, biblio.author as Auteur, biblio.datecreated as 'Datum invoer'
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber) 
where date (datecreated) BETWEEN <<From date|date>> AND <<To date|date>>
ORDER BY biblio.datecreated desc

Bij het saneren van titels kan het gebeuren dat wel de exemplaren worden verwijderd, maar niet het record zelf. Ook kan er bewust gekozen worden om records zonder exemplaren in te voeren, bijv. bij een beschrijving van een website of andere digitale online bron.

Deze records kunnen geselecteerd worden met het onderstaande SQL-rapport, waarbij op een willekeurig veld uit de MARC-beschrijving gezocht kan worden:

SELECT biblio.biblionumber, CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.biblionumber,'</a>') AS biblionumber_link, biblio.title as Titel, biblio.author as Auteur
FROM biblio_metadata
JOIN biblio USING (biblionumber)
LEFT JOIN items USING(biblionumber)
WHERE ExtractValue(metadata, "//datafield[@tag=<< Marc-veld (XXX)>>]/subfield[@code=<<Subveld(Y)>>]")
LIKE <<Zoekterm (gebruik % als wildcard)>>
AND items.biblionumber IS NULL

In dit geval wordt er gezocht op de waarde ‘DRS’ in veld 942$c, het subveld waarin het Koha Item Type is vermeld.

Met een kleine aanpassing in de eerste regel van het rapport is de link bij het biblionumber aan te passen en verwijst deze direct naar het scherm voor het invoeren van een exemplaar:

SELECT biblio.biblionumber,CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/cataloguing/additem.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.biblionumber,'</a>') AS 'Link voor Item toevoegen', biblio.title, biblio.author
FROM biblio_metadata
JOIN biblio USING (biblionumber)
LEFT JOIN items USING(biblionumber)
WHERE ExtractValue(metadata, "//datafield[@tag=<< Marc-veld (XXX)>>]/subfield[@code=<<Subveld(Y)>>]")
LIKE <<Zoekterm (gebruik % als wildcard)>>
AND items.biblionumber IS NULL

Tip!

Je kunt hetzelfde rapport gebruiken om juist die records zonder exemplaar te selecteren waar je geen nog waarde hebt toegevoegd aan subveld 2 van veld 856. Daarmee kun je zien welke records nog verwerkt moeten worden. Vul in dat geval niks in bij de zoekterm

En omgekeerd kun je ook zoeken naar de records waar je al wel een waarde hebt toegevoegd.