Collectiebeheer

|

Zoektermen zonder treffers

Met het onderstaande rapport krijg je een overzicht in een bepaalde periode van de gebruikte zoektermen die geen resultaat hebben opgeleverd. Dat kan helpen om ‘gaten’ in de collectie te dichten.

SELECT COUNT(*) AS Aantal,
       RIGHT(
              query_desc, 
              Length(query_desc) - Instr(query_desc, ':')
       ) AS 'Gezocht op', total
FROM   search_history
WHERE Total= 0
AND time BETWEEN <<Tussen (yyyy-mm-dd)|date>> AND <<en (yyyy-mm-dd)|date>>
GROUP  BY RIGHT(query_desc, Length(query_desc) - Instr(query_desc, ':'))
ORDER  BY COUNT(*) DESC
|

Exemplaargegevens wijzigen

Er zijn meerdere manieren om exemplaargegevens in batch te wijzigen.

Je kunt via Hulpmiddelen kiezen voor Meerdere exemplaren wijzigen.

Er wordt dan gevraagd om een bestand met barcodes of exemplaarnummers (itemnummers). Je kunt ook barcodes scannen of gewoon een lijst barcodes knippen en plakken.

Een andere manier werkt via het draaien van een rapport.

Met het onderstaande rapport kun je snel een selectie van exemplaren maken:

SELECT  items.itemnumber,items.homebranch as Thuisbibliotheek,items.barcode as Barcode,biblio.title as Titel
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)   
WHERE items.itype=<<Itemtype|itemtypes>> AND items.homebranch=<<Thuisbibliotheek|branches>> AND items.ccode=<<Collectiecode|ccode>> 
ORDER BY items.itemnumber asc

Maak een keuze voor het itemtype in combinatie met de thuisbibliotheek en de collectiecode.

Het resultaat met boven aan het rapport de optie voor het in batch aanpassen of verwijderen van exemplaren. Rechts staat de optie om het aantal zichtbare records aan te passen.

Het rapport kan eenvoudig aangepast worden, als bijv. de thuisbibliotheek niet geselecteerd hoeft te worden of wanneer je alleen maar een lijst met itemnummers of barcodes wilt om deze verder te gebruiken bij het in batch aanpassen van exemplaargegevens.

Rapport zonder Thuisbibliotheek

SELECT  items.itemnumber,items.barcode as Barcode,biblio.title as Titel
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)   
WHERE items.itype=<<Itemtype|itemtypes>> AND items.ccode=<<Collectiecode|ccode>> 
ORDER BY items.itemnumber asc

Of alleen de itemnummers

SELECT  items.itemnumber
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber)   
WHERE items.itype=<<Itemtype|itemtypes>> AND items.ccode=<<Collectiecode|ccode>> 
ORDER BY items.itemnumber asc

Nadat je de records/itemnummer/barcodes geselecteerd hebt en het wijzigen gaat starten, krijg je een overzicht te zien van de records/exemplaren die je gaat wijzigen, waarbij je nog records kunt deselecteren. Onderaan staan alle opties die voor de exemplaren zijn aan te passen, bijv. een collectiecode aanpassen of de mogelijkheid om een tekst toe te voegen.

Kies vervolgens voor Opslaan om de verwerking te starten.

|

Overzicht nieuwe records – nieuwe items

Voor een overzicht van nieuwe records en/of items die zijn toegevoegd aan de collectie in een bepaalde periode kun je de volgende rapporten gebruiken:

Nieuwe records

SELECT biblio.biblionumber, CONCAT ('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.title,' </a>') as Titel,biblio.subtitle as Subtitel, biblio.author as Auteur, biblio.datecreated as 'Datum invoer'
FROM biblio
where date (datecreated) BETWEEN <<From date|date>> AND <<To date|date>>
ORDER BY biblio.datecreated desc

Nieuwe items/exemplaren

SELECT items.biblionumber, CONCAT ('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.title,' </a>') as Titel, biblio.subtitle as Subtitel, biblio.author as Auteur, biblio.datecreated as 'Datum invoer'
FROM items 
LEFT JOIN biblioitems on (items.biblioitemnumber=biblioitems.biblioitemnumber) 
LEFT JOIN biblio on (biblioitems.biblionumber=biblio.biblionumber) 
where date (datecreated) BETWEEN <<From date|date>> AND <<To date|date>>
ORDER BY biblio.datecreated desc
|

Records zonder exemplaren selecteren

Bij het saneren van titels kan het gebeuren dat wel de exemplaren worden verwijderd, maar niet het record zelf. Ook kan er bewust gekozen worden om records zonder exemplaren in te voeren, bijv. bij een beschrijving van een website of andere digitale online bron.

Deze records kunnen geselecteerd worden met het onderstaande SQL-rapport, waarbij op een willekeurig veld uit de MARC-beschrijving gezocht kan worden:

SELECT biblio.biblionumber, CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.biblionumber,'</a>') AS biblionumber_link, biblio.title as Titel, biblio.author as Auteur
FROM biblio_metadata
JOIN biblio USING (biblionumber)
LEFT JOIN items USING(biblionumber)
WHERE ExtractValue(metadata, "//datafield[@tag=<< Marc-veld (XXX)>>]/subfield[@code=<<Subveld(Y)>>]")
LIKE <<Zoekterm (gebruik % als wildcard)>>
AND items.biblionumber IS NULL

In dit geval wordt er gezocht op de waarde ‘DRS’ in veld 942$c, het subveld waarin het Koha Item Type is vermeld.

Met een kleine aanpassing in de eerste regel van het rapport is de link bij het biblionumber aan te passen en verwijst deze direct naar het scherm voor het invoeren van een exemplaar:

SELECT biblio.biblionumber,CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/cataloguing/additem.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.biblionumber,'</a>') AS 'Link voor Item toevoegen', biblio.title, biblio.author
FROM biblio_metadata
JOIN biblio USING (biblionumber)
LEFT JOIN items USING(biblionumber)
WHERE ExtractValue(metadata, "//datafield[@tag=<< Marc-veld (XXX)>>]/subfield[@code=<<Subveld(Y)>>]")
LIKE <<Zoekterm (gebruik % als wildcard)>>
AND items.biblionumber IS NULL

Tip!

Je kunt hetzelfde rapport gebruiken om juist die records zonder exemplaar te selecteren waar je geen nog waarde hebt toegevoegd aan subveld 2 van veld 856. Daarmee kun je zien welke records nog verwerkt moeten worden. Vul in dat geval niks in bij de zoekterm

En omgekeerd kun je ook zoeken naar de records waar je al wel een waarde hebt toegevoegd.

| |

Batch record aanpassingen

Via Hulpmiddelen zijn verschillende opties beschikbaar om records, items, leners in batch aan te passen of te verwijderen.

Je kunt kiezen of je bibliotheekrecords wilt aanpassen of thesaurusrecord. Vervolgens heb je de mogelijkheid een bestand met recordnummers te uploaden, een lijst te kiezen of biblionummers handmatig toe te voegen.

Om een wijziging te kunnen doen, heb je een MARC wijzigingssjabloon nodig. Lees meer over wijzigingssjablonen.

In dit voorbeeld wordt er een nieuwe tekst geplaatst in veld 856 y ter vervanging van de standaard tekst die Koha in de catalogus laat zien.

Het resultaat in het MARC-record:

Het resultaat in de catalogus voor en na de aanpassing:

Via Administratie – Achtergrondprocessen kun je zien welke batch-wijzigingen er gedaan zijn en ook welke records er gewijzigd zijn.

|

Collectie overzicht van exemplaren, per locatie & jaar van uitgave

Om meer inzicht te krijgen in de collectie van een bibliotheek is het handig om een overzicht te hebben van alle exemplaren in de collectie. Met behulp van dit rapport kunnen je op locatie én jaar van uitgave een selectie maken.

SELECT  
   CONCAT('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber, '\" target=blank>', biblio.title, '</a>' ) AS "Titel",
   biblio.copyrightdate AS 'Jaar van uitgave',
   biblioitems.editionstatement AS Druk,
   biblio.author AS Auteur,
   items.itemcallnumber AS Plaatscode,
   items.barcode AS Barcode,
   items.homebranch AS 'Thuislocatie',
   items.holdingbranch AS 'Huidige locatie'
   
FROM 
     items 
     LEFT JOIN biblioitems USING (biblionumber)
     LEFT JOIN biblio  USING (biblionumber) 
     LEFT JOIN biblio_metadata  USING (biblionumber) 
WHERE items.homebranch=<<Kies bibliotheek|branches>> AND biblio.copyrightdate>=<<Jaar van uitgave vanaf:>>
ORDER BY items.itemcallnumber ASC

Wil je een compleet overzicht van je collectie, dus zonder selectie op jaar van uitgave (het kan immers voorkomen dat er geen jaar van uitgave is vermeld in de beschrijving)? Pas het rapport simpel aan door onderstaande SQL-code te verwijderen:

AND biblio.copyrightdate>=<<Jaar van uitgave vanaf:>>
| |

Hoeveel reserveringen zijn er voor een titel?

Met een eenvoudig rapport kun je zien op welke titels uit de collectie meerdere reserveringen zijn geplaatst. Het kan een aanleiding zijn om een extra exemplaar aan te schaffen.

SELECT biblio.biblionumber AS Biblionummer, CONCAT ('<a href=\"/cgi-bin/koha/catalogue/detail.pl?biblionumber=',biblio.biblionumber,'\" target=new>',biblio.title,' </a>') as Titel, author AS Auteur, count(h.reservedate) AS 'Aantal reserveringen' 
FROM biblio 
LEFT JOIN biblio_metadata m USING (biblionumber) 
LEFT JOIN reserves h ON (biblio.biblionumber=h.biblionumber) 
GROUP BY biblio.biblionumber 
HAVING count(h.reservedate) >= <<Minimaal aantal reserveringen>>

Resultaat:

Titels met meer dan X reserveringen

Overzicht van titels met 2 of meer reserveringen.

End of content

End of content