Catalogiseren

|

Exemplaarinformatie bij records zonder item

Bij records waar bewust geen exemplaar aan gekoppeld is, bijv. bij een beschrijving van een website of andere online bron, is het toch mogelijk om exemplaarinformatie toe te voegen.

Als eerste zoek je in Administratie/Systeemvoorkeuren naar ‘Alternate’ en je krijgt de optie gepresenteerd om het veld (of velden) te selecteren waar de tekst staat die als extra exemplaarinformatie getoond moet worden.

De informatie die getoond wordt is afkomstig uit een MARC-subveld uit het record. Welk subveld gebruikt wordt is afhankelijk van het doel. Bij een beschrijving van een website zou je subveld 2 van veld 856 kunnen gebruiken. De andere subvelden van 856 zijn allemaal van invloed op de standaard tekst die door Koha wordt getoond en zorgen voor verdubbeling van deze tekst. Door subveld 2 te gebruiken wordt dat probleem vermeden. Let op dat het subveld direct achter het veldnummer wordt gezet.

Je kunt handmatig informatie aan subveld 2 toevoegen, wat voor een enkel record geen probleem is. Voor meerdere records, bijv. geselecteerd met het rapport zoals beschreven in Records zonder exemplaren selecteren, kun je een MARC-wijzigingssjabloon gebruiken.

Vervolgens een wijzigingssjabloon maken (zie Gebruik MARC wijzigingssjablonen), dan de records selecteren die aangepast moeten worden, het sjabloon kiezen en de bewerking starten.

Het resultaat

Presentatie in beheer

Presentatie in catalogus

Presentatie in beheer na aanpassing

Presentatie in beheer na aanpassing

Om de tekst ‘Bezit:’ te verwijderen, kun je in OPACUserCSS nog de volgende regel toevoegen:

div#alternateholdings .holdings_label {
    display: none;
}

Dan ziet het er als volgt uit:

| |

Batch record aanpassingen

Via Hulpmiddelen zijn verschillende opties beschikbaar om records, items, leners in batch aan te passen of te verwijderen.

Je kunt kiezen of je bibliotheekrecords wilt aanpassen of thesaurusrecord. Vervolgens heb je de mogelijkheid een bestand met recordnummers te uploaden, een lijst te kiezen of biblionummers handmatig toe te voegen.

Om een wijziging te kunnen doen, heb je een MARC wijzigingssjabloon nodig. Lees meer over wijzigingssjablonen.

In dit voorbeeld wordt er een nieuwe tekst geplaatst in veld 856 y ter vervanging van de standaard tekst die Koha in de catalogus laat zien.

Het resultaat in het MARC-record:

Het resultaat in de catalogus voor en na de aanpassing:

Via Administratie – Achtergrondprocessen kun je zien welke batch-wijzigingen er gedaan zijn en ook welke records er gewijzigd zijn.

|

Gebruik MARC wijzigingssjablonen

Standaard sjablonen

Met de MARC wijzigingssjablonen in Koha kun je in batch aanpassingen doen aan records. Via Start-Hulpmiddelen-MARC wijzigingssjablonen kun je een nieuw sjabloon maken met daarin de acties die je wilt uitvoeren in Koha.

Dat kan een eenvoudige actie zijn, zoals het toevoegen van een veld met een bepaalde waarde.

of

Na het opslaan van het sjabloon kun je via Batch record aanpassing aan de slag.

Je krijgt vervolgens een lijst gepresenteerd met de records die gewijzigd gaan worden, waarna de de verwerking kunt starten.

Geavanceerde sjablonen

Je kunt met de sjablonen ook wat geavanceerder te werk gaan, vooral handig als er bijv. een deel van de informatie in een veld moet worden aangepast of verwijderd.

In het onderstaande voorbeeld uit de praktijk moest de url van een groot aantal EBSCO-publicaties aangepast worden in verband met de overgang naar SSO (Single Sign On) voor EBSCO-bronnen. Elk van de ruim 1200 records heeft een unieke EBSCO-identifier, dus simpel ‘zoek en vervang’ zou niet gaan werken.

Gelukkig biedt Koha de mogelijkheid om te werken met RegEX ofwel Regular Expressions (zie ook Wikipedia). Het is een manier om met behulp van bepaalde karakter patronen te beschrijven waar op gezocht moet worden: “(groot)?vader” vindt zowel “vader” als “grootvader”.

In het geval van de EBSCO-bronnen was het zo dat de unieke identifier voorafgegaan werd door &AN:
http://saxion.idm.oclc.org/login?url=http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=nlebk&AN=identifier

Door RegEx te gebruiken in het wijzigingssjabloon kon de hele url tot en met &AN vervangen worden door de nieuwe url:
https://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&custid=s1136967&authtype=sso&db=nlebk&scope=site&AN

In de actie in het sjabloon kun je als je kiest voor een actie ‘Kopieer en vervang’ een vinkje zetten bij RegEx, waarna de velden voor Regex getoond worden.

Je hoeft alleen bij de velden ‘regex patroon’ en ‘regex vervanging’ wat in te vullen. In dit geval is dat (.*)AN als patroon en in het volgende veld de nieuwe url:
https://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&custid=s1136967&authtype=sso&db=nlebk&scope=site&AN

(.*)AN betekent: zoek en selecteer alles in dit veld (856$u in dit voorbeeld) tot en met AN
en vervang de selectie door wat er in ‘regex vervanging’ is ingevuld.

Duidelijke voorbeelden van RegEx patronen zijn oa. te vinden op de website van Jarno Baselier

RegEx bij het wijzigen van exemplaren

Bij het wijzigen van exemplaren in batch is het ook mogelijk om RegEx te gebruiken. Die optie is beschikbaar nadat je de batch gestart hebt. De exemplaren die je wilt wijzigen worden opgehaald en onder de lijst staan vervolgens alle exemplaarvelden.

Klik op RegEx bij een veld en dan je zie je dezelfde opties voor RegEx verschijnen als bij het wijzigen van records.

In dit geval moest er bij verschillende records iets aan het einde van een url worden verwijderd, wat met ‘zoekwoord$’ kan worden gedaan. ‘$’ betekent in dit geval het einde van de regel.

In een wijzigingssjabloon kunnen meerdere actie achter elkaar worden uitgevoerd en op deze manier kun je zelf snel records wijzigen.

Wel altijd eerst in een testomgeving uitproberen en ook altijd met een beperkt aantal records, voordat je zoiets in je live-omgeving doet.

Catalogiseren via Zotero

Het is mogelijk om via een export vanuit Zotero titels om te zetten naar MARC21, zodat deze in batch kunnen worden ingelezen. De gegevens van Zotero komen uit oa. LIbrary of Congress en Open Worldcat.

Een ISBN of DOI volstaat in de meeste gevallen om een titel in een Zotero-collectie op te nemen.

Stappen 

  • Export van Zotero als MODS bestand 
  • Omzetten van MODS naar MARC (via MarcEdit) – levert .mrc bestand op 

Het .mrc bestand kan nu worden ingelezen via Koha – Hulpmiddelen – MARC klaarzetten voor import. Er worden geen exemplaar gegevens getoond als die niet zijn toegevoegd.

Om bijv. exemplaargegevens direct toe te voegen moet het .mrc bestand worden aangepast. Dat kan rechtstreeks in het bestand, maar het handiger om het in (beter leesbare) het .mrk (Marc-txt) bestand te doen.

  • .mrc bestand omzetten naar .mrk bestand (Marc-txt) via MarcEdit – MarkBreaker 

In het .mrk bestand ziet een titelbeschrijving er als volgt uit:

=LDR 00735nam a2200181uu 4500
=008 \\\s\\\\\||||||||||||||||||||||
=245 10$aThe LEGO architect
=655 \7$abook$2local
=655 \7$abook$2marcgt
=720 \$aAlphin
=300 \$a186 p.
=260 \$aSan Francisco$bNo Starch Press
=020 \$a978-1-59327-613-3
=520 \$a”Uses LEGO models to explore Neoclassical, Art Deco, Brutalist, Modernist, and other architectural styles. Each chapter includes a discussion of the architectural movement, photographs of famous real-life buildings, and a gallery of LEGO models, with step-by-step building instructions”–
=650 1\$aArchitectural models
=650 1\$aArchitecture, Modern
=650 1\$aLEGO toys
=650 1\$aThemes, motives

Je kunt nu bijv. exemplaargegevens toevoegen, waarbij je van het 952 gebruik maakt:

=952 \\$aXXXX$bXXXX$7X$8XXX$oXXXXXXXXXXX$yXXXX

=952  \\$aARCH$bARCH$71$8BOO$oKast – plank 1.4 Maritiem$yBOO 
 

Betekenis velden: 
952$a = thuisbibliotheek (Code bibliotheek)
952$b = huidige bibliotheek (Code bibliotheek)
952$7 = Not for loan status: 1  
952$8 = Collectiecode: BOO (boeken) 
952$o = Standplaats: kast-plank etc. 
952$y = Item type: BOO (boeken) 
 
Kast – Plank naam/nummer kan aangepast worden.  

  • evt. verdere aanpassingen (mogelijke andere materiaalsoorten) 

Een goede teksteditor zoals Sublime Text is handig.

Na de bewerkingen sla je het .mrk bestand weer op en kun je het met MarcEdit – MarkMaker weer omzetten naar een .mrc bestand en kan het ingelezen worden in Koha.

Item & records verbergen

Het is soms wenselijk om item en records onzichtbaar te maken in de catalogus, bijv. voor IBL-titels of bijzondere hardware die uitgeleend kan worden.

Op een aantal plaatsen in Koha kun je daar aanpassingen voor doen.

Aangeven bij Item Types dat een item verborgen moet blijven. Zie afzonderlijke uitleg

OpacSuppression aanpassen in Adminstratie:

OpacHiddenItems aanpassen in Adminstratie. Hiermee verberg je een item, maar niet het record!

In het record aangeven dat het record verborgen moet blijven. Dat kun je doen door in het MARC-template dat je gebruikt bij veld 942 een subveld ‘n’ op te nemen.

End of content

End of content